Il est préparé par le Président assisté d'un Vice-Président, responsables de l'organisation scientifique et du financement de la Conférence ; l'un d'eux doit exercer son activité dans un laboratoire français, l'autre dans un laboratoire étranger (généralement européen). Le Vice-Président peut devenir Président d'une conférence ultérieure si la conférence obtient l'accord du Comité Scientifique et de CNRS Biologie pour son renouvellement. Il n'y a pas de comité d'organisation.

Tout dossier de candidature doit comprendre :

• Le titre général de la conférence (en français et en anglais)
• Les nom, prénom, adresse du Président et du Vice-Président, ainsi que leur curriculum vitae et la liste de leurs principales publications et conférences sur invitation des trois dernières années (pas plus de 8 pages au total)
• La liste des conférenciers que le Président souhaite inviter, avec indication de leur laboratoire, de leur thème de recherche, et des références des trois principales publications des trois années précédentes. (Les proportions suivantes sont à respecter : 6 à 7 conférenciers non européens, 8 à 10 conférenciers européens non français et 8 à 10 conférenciers français. Sauf exception justifiée au plan scientifique, le Président doit veiller à ne pas inviter plusieurs chercheurs d'un même laboratoire)
• L'audience prévue (maximum 115, incluant les conférenciers invités) et les laboratoires européens potentiellement intéressés
• Le site de cette conférence (en général Roscoff) ainsi que les dates souhaitées
• Un exposé (5 pages) sur les thèmes qui seront abordés pendant la conférence
• Un projet de programme
• Un budget prévisionnel mentionnant les organismes publics ou privés dont le concours financier sera sollicité et le montant de leur contribution escomptée.
• 2/3 photos (format jpg ou png) illustrant la conférence (1200 pixels de large minimum, 300 kb max) ; avec copyright si les photos ne sont pas libres de droits.

Constitution d'un dossier de renouvellement d'une conférence :

La demande de renouvellement doit être présentée par le Vice-Président de la première conférence qui, si le renouvellement est accepté, deviendra le Président de la seconde conférence.

Le Vice-Président d'une conférence organisée une année donnée qui souhaite que celle-ci soit renouvelée deux ou trois ans après, sous sa présidence, doit donc présenter un dossier de renouvellement identique au dossier présenté pour l'organisation d'une première conférence. L'exposé des thèmes de la conférence proposée pour un renouvellement doit montrer qu'il ne s'agit pas d'une simple reconduction de la conférence antérieure et insister sur les avancées conceptuelles et techniques survenues depuis la précédente conférence qui justifient le renouvellement d'un effort de concertation. La liste des conférenciers doit faire apparaître au moins 50 % de nouveaux conférenciers, non invités à la précédente conférence.

La première phase de préparation du renouvellement intervient lors de la tenue de la conférence elle-même : le Président fait élire, parmi les participants présents, un futur Vice-Président qui aidera le futur Président dans sa tâche, si la conférence est reconduite.